REIZENBESLUIT November 2018

 

Reizenbesluit krachtens het Huishoudelijk Reglement van  de vereniging  Caravanclub De Dissel

 

Artikel 1 Algemene reisvoorwaarden (art. 15HHR)

Ter bevordering van een goede orde tijdens de kampeerreizen verklaart elke reisdeelnemer bij zijn inschrijving te hebben kennis genomen van en te zullen handelen naar de/het hierna volgende REISCODE/REISCONVENANT.

1.  De leiding van de reis is uitsluitend bij de reisleider; zijn aanwijzingen dienen te worden opgevolgd. De reisleider is de deelnemers voor zover mogelijk behulpzaam.

2.  Indien aanwijzingen van de reisleider niet worden opgevolgd kan dit, evenals onbetamelijk gedrag, worden gemeld aan  het bestuur. Het bestuur is bevoegd maatregelen te nemen zoals genoemd in artikel 11 van het Huishoudelijk Reglement.

3.  De staanplaats op de campings wordt toegewezen door loting. De reisleider kan hiervan afwijken.

4.  Contacten met de leiding van de camping vinden uitsluitend plaats via de reisleider. Ook kritiek op het beheer van de camping  zal enkel door de reisleider worden overgebracht.

5.  Campingregels gelden voor alle bezoekers, dus ook voor leden van CARAVANCLUB DE DISSEL.

6.  Het gebruik van airco of een andere voorziening die overlast kan geven moet tot een minimum worden beperkt,  uiterlijk 23.00 uur worden gestaakt en mag nooit in strijd zijn met de campingregels.

7.  Indien het meenemen van een huisdier is toegelaten zijn daaraan voorwaarden verbonden.

- Het huisdier mag geen overlast geven voor de medereizigers noch andere campinggasten.

- Een hond dient altijd te zijn aangelijnd.

- Alle kosten die de aanwezigheid van het huisdier met zich mee brengt zijn voor rekening van de eigenaar.

- Beperkte deelname aan activiteiten kan tot gevolg hebben dat geen restitutie van kosten kan worden verleend.

 

Artikel 2 Vrijwilligersfonds (art. 16 HHR)

1.  Voor bijdragen aan het Vrijwilligersfonds gelden de volgende tarieven:

- Bij deelname aan een reis tot 7 dagen: € 13,--

- Bij deelname aan een reis tot 20 dagen: Є 20,--

- Bij deelname aan een reis van 21 dagen of langer: € 43,--.

2.  Reisleiders van de betreffende reis in artikel 16 van het Huishoudelijk Reglement en leden van het bestuur zijn vrijgesteld van bijdragen aan het Vrijwilligersfonds.

3.  De bestedingen uit het Vrijwilligersfonds betreffen het organiseren van “vrijwilligers-verwendagen” en het  toekennen van een tegemoetkoming in onkosten en tijdsbesteding.

 

Artikel 3 Aanmelden voor een reis (art. 18 HHR)

 1.   Aanmelden voor een reis of andere activiteit geschiedt door het invullen en inzenden van het daartoe op de internetsite van de vereniging geplaatste aanmeldingsformulier.

 2.   De aanmelding van een lid dat schulden heeft aan de vereniging wordt niet in behandeling genomen.

 3.   In het maximum aantal reisdeelnemers dat in het jaarlijkse reizenprogramma bij een bepaalde reis is vermeld is/zijn de reisleider(s) inbegrepen.

 4.   Indien het aantal aanmeldingen voor een reis hoger is dan het toegelaten aantal deelnemers zoals bedoeld in lid 3 zal loting plaatsvinden met dien verstande dat het bestuur direct leden kan indelen op een reis.

 5.   Met het oog op eventuele lotingen is aan het aanmelden een termijn verbonden die ten minste 10 kalenderdagen duurt. De datum waarop eventuele lotingen plaatsvinden wordt bij aanbieding van het reizenprogramma medegedeeld. Aanmeldingen die na het medegedeelde tijdstip zijn ontvangen worden niet opgenomen in de loting.

6.   Degenen die zich hebben aangemeld ontvangen een bevestiging van deelname dan wel een bericht dat loting niet positief is uitgevallen. U wordt direct op de hoogte gesteld.

 

Artikel 4 Lotingsprocedure (art. 18 HHR)

Aanmeldingen voor de kampeerreizen worden via de website ontvangen door de reiscoördinator. Indien zich voor een kampeerreis meer leden hebben aangemeld dan volgens het reisplan bij die reis worden toegelaten vindt loting plaats op een vooraf bekend gemaakte datum.

In een nader door ons vastgesteld Lotingsprotocol, vermeld in bijlage 1 van dit besluit, is de werkwijze vastgelegd volgens welke de loting moet plaats vinden.

 

Artikel 5 Samenstelling reissom/betaling (art. 19 HHR)

1.  Voor elke kampeerreis is de reissom berekend met de volgende posten, voor zover van toepassing:  -  voorbereidingskosten nader aangeduid in lid 2 - campingkosten – specifieke reiskosten (zoals veerboten) - kosten van activiteiten die in het reisplan zijn opgenomen (zoals excursies) - een bedrag voor onvoorziene uitgaven - de bijdrage aan het Vrijwilligersfonds zoals vermeld in artikel 2.

2.  Tot de kosten van voorbereiding van een kampeerreis worden gerekend de kosten die bij vertrek reeds zijn gemaakt  voor:

- reiskosten voor het verkrijgen van informatie, voor overleg en het maken van afspraken - uitgaven voor het  verkrijgen van informatie, het aanmaken van het reisboek, de aankoop van materialen en het toekennen van een tegemoetkoming in onkosten en tijdsbesteding van de reisleiding door het bestuur. In een nader door ons vastgesteld Waarderingsprotocol, vermeld in bijlage 2 van dit besluit, is de werkwijze vastgelegd volgens welke de waardering wordt berekend.

3.  De eerste te betalen termijn van de reissom bedraagt 25% en moet uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de nota zijn voldaan. Het resterende deel moet uiterlijk zes weken voor vertrek van de kampeerreis door de vereniging zijn ontvangen.

 

Artikel 6 Annuleringen en restituties (art. 20 HHR)

1.  De kosten voor annulering van een kampeerreis bedragen:

- Bij deelname aan een reis tot 7 dagen : € 31,--

- Bij deelname aan een reis tot 20 dagen: € 46,--

- Bij deelname aan een reis tot 21 dagen of langer: € 75,--.

De te verrekenen kosten kunnen onder meer afhankelijk zijn van het tijdstip van annuleren en van het vervullen van de geannuleerde plaats. In een nader door ons vastgesteld Annuleringsprotocol, vermeld in bijlage 3 van dit besluit, is de werkwijze vastgelegd volgens welke het te restitueren bedrag moet worden berekend.

 

Artikel 7 Financiële administratie/afrekening (art. 21 HHR)

1.  Gedurende de kampeerreis houdt de reisleider een boekhouding bij op een zodanige wijze dat op elk moment inzicht is te verkrijgen in het nog beschikbare reisbudget. Alle uitgaven dienen te kunnen worden gestaafd met bewijsstukken.

2.  Om over financiële middelen te kunnen beschikken zijn de reisleiders door het bestuur/de penningmeester in het bezit van (wereld-) bankpassen gesteld. Bij verlies of diefstal van deze passen dient onmiddellijk aangifte bij de plaatselijke politie te worden gedaan en wordt de penningmeester geïnformeerd.

3.  Alle door de bank opgelegde voorschriften en gegeven aanwijzingen worden door de reisleiders stipt nagekomen.

4.  Nog voor het einde van de reis vindt een kascontrole plaats door een tweetal reisdeelnemers die zich daartoe bij het begin van  of nog voor de reis beschikbaar hebben gesteld. Bij deze controle verstrekt de reisleider aan de leden van deze kascommissie alle gewenste informatie en worden  ondertekend.

5.  Zo spoedig mogelijk na afloop van de reis brengt de reisleider financieel verslag uit aan de penningmeester onder overlegging van de gevoerde administratie en alle bewijsstukken.

6.  De penningmeester stelt binnen twee maanden na ontvangst van het onder 4 bedoelde financieel verslag de  eindafrekening van de reis vast indien hij akkoord gaat met alle in lid 5 genoemde stukken. De penningmeester bevestigd zijn        akkoord aan de reisleider.

7.  Bij een overschot van ten minste € 12,-- per kampeereenheid vindt terugbetaling aan de deelnemers plaats. Het bedrag van terugbetaling wordt bepaald door de in lid 1 bedoelde boekhouding.

 

Vastgesteld op 10 november 2018

Het bestuur van de CARAVANCLUB DE DISSEL

 

De secretaris,                       De voorzitter,

 

Ina Gorter                             Fridus Jonkman


Bijlage 1 bij het Reizenbesluit november 2018

 

Lotingsprotocol (bij een overtekende reis)

                                             

Niet mee loten: 

1. Bestuursleden.

2. Vrijwilligers die een grote hoeveelheid werk hebben verricht (per jaar te bepalen door het bestuur)

3. Eerste reisleiders die in het zelfde jaar ook een andere reis willen maken en eerste reisleiders die in het voorgaande jaar een reis hebben georganiseerd. Indien eerste en tweede reisleiders taken 50-50 verdelen kan hiervan worden afgeweken.

4. Leden die vorig jaar zijn uitgeloot voor een reis en aan die reis dus niet hebben deel genomen (ook al hebben zij toen aan een alternatieve reis deel genomen).

5. Het bestuur als geheel kan in uitzonderingsgevallen beslissen af te wijken van het bovenstaande.

 

Procedure:

1. De reiscoördinator maakt een lijst met alle equipes die voor een overtekende reis hebben ingeschreven en geeft aan welke

equipes mee moeten loten voor deelname aan de reis. Tevens wordt hier op aangegeven wie niet mee hoeven te loten en de reden daarvan. De reiscoördinator mailt deze lijst naar de voorzitter en een tijdens een Algemene Ledenvergadering aan te wijzen gewoon lid van De Dissel. Eventueel vindt overleg plaats tussen voorzitter en reiscoördinator.

2. De reiscoördinator voegt willekeurige nummers toe aan de equipes op de lijst die moeten mee loten en mailt deze lijst met namen en nummers naar het lid.

3. De reiscoördinator mailt de willekeurige nummers (zonder namen) naar de voorzitter en het lid en vraagt aan de voorzitter de nummers die uitgeloot worden te kiezen.

4. De voorzitter laat zijn keuze per mail weten aan de reiscoördinator en het lid. De volgorde waarin hij nummers opsomt is tevens de volgorde op de wachtlijst.

5. De reiscoördinator stelt vast welke equipes zijn uitgeloot en deelt dit mee aan de voorzitter en het lid. Het lid kan voor iedereen aan de hand van de ontvangen en bewaarde mails aantonen hoe de loting is verlopen.


Bijlage 2 bij het Reizenbesluit november 2018

 

Waarderingsprotocol

Het bestuur kent na iedere reis een tegemoetkoming in onkosten en tijdsbesteding voor de reisleiders toe. Deze waardering staat geheel los van een eventueel cadeau van de deelnemers aan een reis voor de reisleiding.

Het bedrag van de waardering is als volgt:

- Voor de 1e reisleiders-equipe:

  € 150 bij reizen van 3 weken of langer.

  € 100 bij reizen korter dan 3 weken.

- Voor de 2e reisleiders-equipe: € 25.

Als het aantal deelnemers aan een reis minder dan 10 bedraagt kan het bestuur voorafgaand aan de reis besluiten geen waardering toe te kennen omdat er dan te weinig financiële dekking kan zijn.


Bijlage 3 bij het Reizenbesluit november 2018

 

Annuleringsprotocol

Te volgen procedures bij annulering

 1.  Na inschrijving voor loting: geen annuleringskosten.

 2.  Na loting t/m 31 december: annuleren kan maar annuleringskosten zijn altijd verschuldigd, m.u.v.

- mensen die veel voor de  vereniging doen, reisleiders, bestuursleden, e.d.;

- mensen die annuleren voor een reis maar alsnog inschrijven voor een andere reis (evenementen vallen hier niet onder).  Indien voor 1 januari reeds betalingen zijn gedaan voor bijvoorbeeld ferry’s en campings worden deze wel in rekening gebracht.

 3.  Tijdstip waarop het aantal deelnemers aan de reis wordt bepaald: 1 januari, de rekening van de 1e termijn wordt verstuurd.

 4.  Het aantal wordt bepaald door:

- Het aantal deelnemers zoals vermeld in Verre Landen (de begroting is hierop gebaseerd).

- Het aantal deelnemers dat op dat moment heeft ingeschreven.

- De reisleider kan besluiten om meer deelnemers toe te laten.

 5.  Na het versturen van de eerste termijn geldt:

- Neemt het aantal deelnemers af dan zijn er reiskosten verschuldigd indien de kosten van de overige deelnemers hierdoor beïnvloed worden.

Deze reiskosten kunnen zijn: bussen/gidsen/gereserveerde activiteiten - excursies-campings e.d.  Indien voor 1 januari reeds betalingen zijn gedaan voor b.v. campings en ferry’s, worden deze ook in rekening gebracht.

- Algemeen geldt bij annulering dat indien een reis vol is en er zijn vervangers op een wachtlijst er geen reiskosten in rekening

worden gebracht. Deze kosten worden overgenomen door de nieuwe deelnemer (zie 6).

- Zijn er geen vervangers dan worden annuleringskosten + reiskosten in rekening gebracht.

- Bij meer toegestane deelnemers als vermeld in Verre Landen worden er geen reiskosten in rekening gebracht, totdat het aantal deelnemers dat vermeld is in Verre Landen, bereikt is.

 6.  Zijn er meer annuleringen dan vervangers: dan worden de extra reiskosten verdeeld over alle deelnemers die geannuleerd hebben.  Anders wordt de eerste/laatste benadeeld.

 7.  Pas nadat de reis is voltooid kan de penningmeester de definitieve annuleringskosten vaststellen.

 8.  Annulering/uitval tijdens de reis:

- Gemaakte kosten worden verrekend met de deelnemer door  reisleider / penningmeester en terugbetaald na afloop van de reis. Er wordt een rekening gemaakt waarin gemaakte kosten worden onderbouwd en die tevens dient t.b.v. de annuleringsverzekering.

- Leden die eerder afhaken zonder overleg, voorafgaand aan de reis, met de reisleider betalen ook voor alle niet genoten activiteiten. Geld komt ten goede aan de vereniging.

 9.  Na annulering ontvangt de deelnemer een bericht van de reiscoördinator met de boodschap dat de verrekening/afhandeling pas na de reis plaats vindt. De reisleider maakt een rekening t.b.v. de annuleringsverzekering i.o.m. de penningmeester.

10.Hoe te handelen bij overlijden. Geen annuleringskosten, wel gemaakte kosten in rekening brengen indien de overige deelnemers daar nadeel aan hebben.

11.De annuleringsbrief inclusief de rekening van de reisleider wordt ondertekend door de penningmeester per post verstuurd.