Huishoudelijk Reglement

 

Hoofdstuk 1  Huishouding van de vereniging

Artikel 1  Leden en lidmaatschap

Een persoon wordt als lid van de vereniging ingeschreven nadat het bestuur hem het lidmaatschap heeft verleend als bedoeld in lid 4, lid 2 van de statuten, en het verschuldigde inschrijfgeld is voldaan.

 

Artikel 2  Contributie en inschrijfgeld

1. De bedragen van de jaarlijkse contributie en het inschrijfgeld voor nieuwe leden worden elk jaar vastgesteld door de Ledenvergadering.

2a. De jaarlijkse contributie is bij vooruitbetaling per 1 januari verschuldigd. De betaling dient vóór 31 januari door de penningmeester te zijn ontvangen. Indien binnen een maand na deze uiterste betaaldatum de contributie nog niet is voldaan is sprake van gebreke van tijdige betaling van contributie; het betreffende lid kan dan niet deelnemen aan enige activiteit van de vereniging totdat aan de betalingsverplichting is voldaan.

2b. Het lid dat als zodanig is ingeschreven na 1 januari is, indien het wil deelnemen aan enige activiteit van de vereniging, de volledige jaarlijkse contributie verschuldigd.

3. In geval van gebreke van tijdige betaling van contributie als bedoeld in het vorige lid kan het bestuur een aanmaning geven. Indien binnen veertien dagen na deze aanmaning het verschuldigde nog niet is voldaan kan het bestuur besluiten tot schorsing of royement van het lid.

4. In bijzondere gevallen kan het bestuur ontheffing verlenen van het bepaalde in lid 2.

 

Artikel 3  Samenstelling bestuur

1. In aanvulling op het bepaalde in artikel 8 van Statuten geldt dat een kandidaat voor het bestuurslidmaatschap niet benoembaar is indien er te diens aanzien bloed- of aanverwantschap dan wel enige persoonlijke relatie bestaat tot een zittend bestuurslid.

2. Het bestuur wijst uit zijn midden een vicevoorzitter aan; deze vervangt de voorzitter bij diens ontstentenis.

3. Indien het bestuur in zijn geheel wenst af te treden is het gehouden de belangen van de vereniging te blijven behartigen tot een nieuw bestuur is benoemd.

 

Artikel 4  Bestuurstaken

1. Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. Daartoe behoren ten minste het voorbereiden van besluiten van de Ledenvergadering, het uitvoeren van die  besluiten, het jaarlijks aan de leden aanbieden van voldoende kampeerreizen, het toezien op het goed functioneren van de vereniging en het communiceren van het gevoerde beleid met de leden.

2. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 10 van de Statuten bepaalt het bestuur in onderling overleg de verdeling van de aldaar niet genoemde werkzaamheden.

3. Het bestuur kan de uitvoering van taken opdragen aan leden of commissies; de verantwoordelijkheid blijft bij het bestuur.

4. Het bestuur maakt al haar besluiten, evenals die van de Ledenvergadering, bekend aan de leden.

 

Artikel 5  Voorzitter

De voorzitter heeft tot taak de vergaderingen van de Ledenvergadering en van het bestuur te leiden. Hij stelt de agenda’s daarvoor samen, initieert het beleid binnen het bestuur en heeft de algemene coördinatie van het uitvoeren van de taken als genoemd in het eerste lid van het vorige artikel. Hij ziet toe op en bevordert een optimale communicatie binnen zowel het bestuur als de vereniging.

 

Artikel 6  Secretaris

Als adviseur van het bestuur heeft de secretaris de zorg voor:

- De controle op de naleving van regels en procedures.

- Het voorbereiden van de vergaderingen van het bestuur en de Ledenvergadering.

- Het voorbereiden van besluiten en het uitvoeren of doen uitvoeren ervan.

- Het bieden van ondersteuning aan het bestuur en de voorzitter.

De secretaris beheert daarnaast de administratie van de vereniging. Als zodanig zorgt hij voor eenheid in alle in- en externe communicatie, het beheer van het verenigingsarchief en de verslaglegging van de genoemde vergaderingen. 

 

Artikel 7  Penningmeester

De penningmeester beheert alle financiële middelen van de vereniging door het uitvoeren van de volgende taken:

- Het beheer van de geldmiddelen en het voeren van een actuele administratie en boekhouding over alle inkomsten en uitgaven.

- Het tijdig afhandelen van de financiële verplichtingen en het tijdig nemen van actie bij openstaande vorderingen.

- Stelt jaarlijks een balans alsmede een staat van baten en lasten op en licht deze toe ten behoeve van de ledenvergadering.

- Stelt jaarlijks namens het bestuur de begroting op en toetst bestuursvoorstellen daaraan.

- Beheert het vermogen van de vereniging en zorgt voor optimaal rendement.

- Adviseert het bestuur inzake het financiële beleid.

 

Artikel 8  Reizencoördinator

De reizencoördinator coördineert alle zaken die betrekking hebben op het organiseren en uitvoeren van kampeerreizen als kernactiviteit van de vereniging en adviseert het bestuur over dit verenigingsdoel. Als zodanig is hij ten minste verantwoordelijk voor:

- Het samenstellen van het jaarlijkse reizenprogramma.

- Het werven en faciliteren van de reisleiders.

- Het organiseren van het inschrijven op reizen.

- Het zowel binnen als buiten de vereniging bieden van informatie met betrekking tot het jaarlijkse reizenprogramma.

 

Artikel 9  Bestuurscommissies

1. Het bestuur kan besluiten tot het instellen van bestuurscommissies. Deze commissies zijn gehouden aan het financiële kader en de administratieve werkwijze die door het bestuur worden aangegeven.

2. De voorzitter van een bestuurscommissie wordt benoemd door het bestuur en is lid van het bestuur.

3. Commissies brengen verslag of advies uit en zijn verantwoording schuldig aan het bestuur.

4. Indien een bestuurscommissie inkomsten genereert vloeien deze in de kas van de vereniging.

 

Artikel 10  Klachtenbehandeling

1. Indien een lid van mening is benadeeld te zijn door de gang van zaken bij enige activiteit van de vereniging, de wijze van handhaving van haar regels of door het gedrag van een ander lid van de vereniging kan dat lid daarover een klacht indienen.

2. Een klacht dient binnen een maand nadat de aanleiding tot de klacht heeft plaatsgevonden te zijn ingediend, of, indien de aanleiding zich tijdens een reis heeft voorgedaan, binnen twee weken na de einddatum van die reis.

3. Een klacht wordt schriftelijk ingediend bij de secretaris en bevat ten minste:

- De naam en het adres van de klager.

- Indien van toepassing de naam en het adres van degene die onderwerp is van de klacht.

- Een volledige beschrijving van de aanleiding tot de klacht.

- De reden waarom de klager van mening is benadeeld te zijn.

4. Het bestuur bepaalt op welke wijze klachten worden behandeld.

5. De behandeling van klachten geschiedt door het bestuur. De uitspraak op een klacht wordt gedaan binnen twee maanden na indiening en is bindend.

 

Artikel 11  Disciplinaire maatregelen

1. Indien een lid door gedrag, een financiële schuld of op andere wijze de belangen van de vereniging schaadt, kan het bestuur besluiten tot het treffen van een disciplinaire maatregel. Deze maatregel bestaat uit een waarschuwing, een schorsing voor ten hoogste 6 maanden of ontzetting uit het lidmaatschap.

2. De disciplinaire maatregel wordt schriftelijk aan het betreffende lid medegedeeld.

3. Tegen een disciplinaire maatregel kan binnen een maand bezwaar worden gemaakt.

4. Het bezwaar wordt schriftelijk ingediend bij de secretaris, is gemotiveerd en heeft, behoudens het bepaalde in artikel 13, lid 5 van de Statuten, geen opschortende werking.

5. De bezwarencommissie, die door het bestuur wordt aangesteld en uit 3 leden bestaat, behandelt het bezwaar volgens en door het bestuur vastgestelde werkwijze en doet daarover binnen twee maanden uitspraak. De uitspraak van de bezwarencommissie is bindend.

 

Artikel 12  Ledenvergaderingen

1. Het bijeenroepen van de Ledenvergadering als bedoeld in artikel 13 van de Statuten kan plaatsvinden door een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht. Leden die daarmee niet instemmen ontvangen een schriftelijke oproeping.

2. Bij de oproep tot het bijwonen van de vergadering worden de te behandelen onderwerpen medegedeeld. Voorstellen aan de Ledenvergadering zijn schriftelijk.

3. De ledenvergaderingen zijn besloten, tenzij de ledenvergadering zelf besluit tot gehele of gedeeltelijke openbaarheid.

4. Voor aanvang van de ledenvergadering tekent elk opgekomen lid de presentielijst.

5. Het bestuur kan de mogelijkheid bieden om langs elektronische weg een stem uit te brengen. Deze mogelijkheid kan eerst ingaan op de dag nadat de bijeenroeping als bedoeld in lid 1 heeft plaatsgevonden. Het bestuur kan over deze werkwijze nadere regels vaststellen.

6. Voor een schriftelijke stemming stelt de voorzitter een stemcommissie in, bestaande uit drie leden die niet tevens lid zijn van het bestuur. Deze commissie stelt de aantallen correct uitgebrachte stemmen en daarmee de uitslag van de stemming vast.

7. Besluiten van de ledenvergadering treden in werking op de dag nadat ze zijn genomen, tenzij anders is aangegeven.

8. Gelet op het bepaalde in artikel 13, lid 7 van de Statuten is voor een bestuurslid het aantal volmachten tot het uit brengen van een stem niet beperkt tot twee.

 

Artikel 13  Vergoeding kosten

1. Indien in het belang van de vereniging en met goedkeuring van het bestuur kosten zijn gemaakt, kunnen deze worden vergoed.

2. De gedane uitgaven dienen bij declaratie te worden verantwoord. Feitelijk gemaakte kosten dienen te worden aangetoond met bewijsstukken, die niet ouder zijn dan drie maanden en maximaal een geheel boek- of kalenderjaar betreffen.

3. Het bestuur stelt de procedure vast voor het declareren van gemaakte kosten.

 

Hoofdstuk 2  Reizen

 

Artikel 14  Begripsbepalingen

In dit hoofdstuk wordt verstaan onder:

deelnemer: De kampeereenheid die is toegelaten voor deelname aan een reis, dan wel daaraan deelneemt

kampeereenheid: Ten hoogste twee leden met een auto en caravan of een

equipe: Ander recreatievoertuig

kampeerreizen: Alle door de vereniging georganiseerde meerdaagse activiteiten

reisbudget: Het totaal van de reissommen van een reis waaruit de reisleider tijdens de reis alle financiële verplichtingen voldoet           

reisleider: Het lid dat de kampeerreis leidt

reisplan: De beschrijving van een reis zoals opgenomen in het jaarlijkse reizenprogramma

reissom: Het bedrag dat verschuldigd is voor deelname aan een reis.

 

Artikel 15  Kampeerreizen

1. Deelnemers:

a. De deelnemers aan een kampeerreis zijn uitsluitend leden. Zij dienen rekening te houden met de collectieve en sociale aspecten van een groepsreis.

b. Het bestuur kan algemene reisvoorwaarden stellen waaraan elke reisdeelnemer zich door inschrijving conformeert. Deze voorwaarden worden vermeld in het jaarlijkse reizenprogramma als bedoeld in artikel 17.

c. Deelnemers zijn niet verplicht deel te nemen aan alle activiteiten die in de reis zijn opgenomen of incidenteel worden geboden.

d. Deelname aan een kampeerreis is geheel voor eigen rekening en risico van de deelnemer. De vereniging noch de reisleider kan op geen enkele wijze worden aangesproken op schade van welke aard ook die door of vanwege die deelname is geleden.

 

2. Reisleider

a. Alle kampeerreizen worden geleid door een reisleider. Voor het ondersteunen van zijn werkzaamheden en het waarnemen van deze functie bij calamiteit kiest de reisleider een tweede reisleider.

b. Het bestuur faciliteert de reisleiders zowel voor als tijdens de reizen met informatie en advies. De reisleider is dezelfde reissom verschuldigd als elke deelnemer.

c. De reisleider heeft als enige de leiding. Hij is bevoegd om andere regels te stellen dan die welke in het vorige lid zijn bedoeld, indien de omstandigheden dat naar zijn inzicht vereisen. Deelnemers zijn gehouden deze incidentele regels te volgen.

 

Artikel 16  Vrijwilligersfonds

Om voor leden die zich als reisleider of anderszins als vrijwilliger hebben ingezet tot het uitvoeren van verenigingsactiviteiten een waardering mogelijk te maken is er een vrijwilligersfonds. Aan dit fonds wordt bijgedragen door alle leden die deelnemen aan een reis. Het bestuur heeft het volledige beheer van dit fonds.

 

Artikel 17  Programma van reizen

Het bestuur maakt aan de leden jaarlijks een programma van alle reizen bekend die in het volgende jaar worden georganiseerd. Hierin is van elke reis de algemene informatie vermeld over ten minste de data, het reistraject en -schema, geplande activiteiten en de reissom.

 

Artikel 18  Aanmelden / loting

Aanmelden voor deelname aan een reis geschiedt op een door het bestuur nader aan te geven wijze binnen een aangegeven termijn en in overeenstemming met het Reizenbesluit.

 

Artikel 19  Reissom

a. De reissom is samengesteld uit kosten voor het verblijf op campings, in het reisplan vermelde activiteiten, een toeslag voor onzekere en onvoorziene uitgaven, eventueel specifieke reiskosten, voorbereidingskosten en een bijdrage aan het reisleidersfonds.

b. De betaling van de reissom geschiedt in termijnen. De volledige reissom dient uiterlijk zes weken voor de vertrekdatum van de reis te zijn voldaan. Bij niet tijdig voldoen van de reissom kan het bestuur deelname aan de reis uitsluiten. Het bestuur kan nadere regels vaststellen met betrekking tot de samenstelling van de reissom en voor de wijze van betaling.

 

Artikel 20  Annulering / afbreking

1. Indien een reis geen doorgang vindt zal terugbetaling van reeds betaalde gelden plaatsvinden.

2. Indien een deelnemer een reis annuleert zullen de voor die reis reeds betaalde gelden worden terugbetaald onder inhouding van:

- annuleringskosten,

- de gemaakte voorbereidingskosten,

- de bijdrage aan het reisleidersfonds,

- reeds op naam van het lid gemaakte en geplande kosten.

3. Indien een deelnemer een reis afbreekt vindt terugbetaling van de reissom of een deel daarvan slechts plaats indien voor die afbreking een dringende en door het bestuur aanvaarde reden bestaat.

4. Het bestuur bepaalt jaarlijks het tarief van de annuleringskosten en stelt voorts de werkwijze vast voor het berekenen van restituties, zoals genoemd in lid 2.

 

Artikel 21  Verantwoording / verrekening

1. Tijdens de reis voert de reisleider een financiële administratie conform de door het bestuur gegeven aanwijzingen.

2. Alle kortingen en andere financiële voordelen die de reisleider ontvangt komen ten gunste van het reisbudget.

3. Indien door een deelnemer wordt afgezien van deelname aan een geplande activiteit die of geen gebruik wordt gemaakt van een faciliteit waarvoor een collectief tarief werd overeengekomen en waarvan de kosten zijn opgenomen in de reissom zal in beginsel geen restitutie plaatsvinden.

4. Een bij de aanvang van de reis benoemde kascommissie, bestaande uit twee deelnemers, controleert aan het eind van de reis de in het eerste lid bedoelde administratie en brengt daarvan verslag uit aan de gezamenlijke medereizigers.

5. Na beëindiging van de reis legt de reisleider rekening en verantwoording af aan de penningmeester.

6. Binnen twee maanden na beëindiging van de reis stelt de penningmeester de eindafrekening vast. Basis daarvoor zijn het hiervoor bedoelde verslag, de in het eerste lid bedoelde administratie en eventueel een advies van de reisleider.

7. Een overschot op het reisbudget wordt met de deelnemers verrekend indien  dat een door het bestuur nader te bepalen bedrag per kampeereenheid te boven gaat.

 

Artikel 22  Slotbepalingen

1. Het bestuur brengt alle besluiten die het ter uitvoering van dit Huishoudelijk Reglement neemt ter kennis van de leden.

2. Voor zover dit reglement niet in een behoefte voorziet beslist het bestuur. De Ledenvergadering wordt hierover geïnformeerd en eventueel geadviseerd hoe in de lacune kan worden voorzien.

3. Elk lid wordt geacht de bepalingen van de Statuten en dit Huishoudelijk Reglement te kennen en daarnaar te handelen.

4. Dit reglement treedt in werking op de dag nadat het is vastgesteld.

 

Vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering van de

CARAVANCLUB DE DISSEL op 10 oktober 2018.

 

De secretaris,                        De voorzitter,

F.A. Henken                           A. Hermelink